Les fiches de paie des salariés peuvent désormais être dématérialisées sous forme électronique et conservées dans un « coffre-fort électronique » ou « e-coffre ». Ce procédé est connu sous le nom de bulletin de salaire en ligne. Que ce soit sous format papier ou électronique, la fiche de paie contient des informations essentielles telles que le salaire horaire, mensuel ou annuel, nécessaires pour le calcul de la rémunération.
Bulletin de paie en ligne : principe
Bulletin de paie en ligne : principe
De plus en plus d’entreprises abandonnent l’édition de bulletins de paie en version papier au profit de la version en ligne. Les employeurs émettent des fiches de paie électroniques que les salariés peuvent imprimer via un code d’accès confidentiel ou consulter sur un portail sécurisé.
La fiche de paie en ligne a la même valeur juridique qu’un bulletin papier. Cependant, les entreprises qui envoient les bulletins de salaire par courrier électronique doivent :
- S’assurer que le document ne peut pas être modifié par le salarié.
- Demander un accusé de réception électronique.
- Garantir l’intégrité des données.
Conditions de mise en place de la dématérialisation
Pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, certaines conditions doivent être respectées :
- L’employeur doit informer les salariés au moins un mois à l’avance.
- L’intégrité et la sécurité des données doivent être garanties.
- Les bulletins de salaire dématérialisés doivent être disponibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 73 ans du salarié.
- L’accessibilité doit être assurée dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA).
Avantages du bulletin de paie en ligne
Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie sont nombreux, tant pour les entreprises que pour les salariés.
Pour l’entreprise :
- Réalisation d’économies en supprimant l’édition papier des bulletins, ainsi que les coûts d’encre et d’affranchissement.
- Contribution à la protection de l’environnement.
- Gain de place grâce à l’archivage numérique des informations.
- Sécurisation de l’accès aux bulletins de salaire via un portail sécurisé avec identifiant et mot de passe.
- Accès des salariés à leur propre compte pour consulter leurs données personnelles et leur historique.
Pour le salarié :
- Accès aux données personnelles 24h/24 et 7j/7.
- Plus besoin de stocker des bulletins de salaire chez soi.
- Fiabilité des documents, impossibles à falsifier.
- Disponibilité rapide des bulletins de salaire.
- Possibilité de mettre à jour certaines informations personnelles (état civil, adresse) directement sur la plateforme, mises à jour qui seront enregistrées lors de l’édition des bulletins de paie.
En plus de diminuer la consommation de papier, la fiche de paie en ligne réduit les coûts liés à l’impression et à la distribution physique des fiches de paie. Cette méthode, plus respectueuse de l’environnement, s’inscrit dans une politique de développement durable de plus en plus adoptée par les entreprises. Elle simplifie également la gestion administrative des départements des ressources humaines en diminuant le temps nécessaire à la préparation et à la distribution des fiches de paie.
En termes de sécurité, cette solution offre également des avantages notables. Les plateformes de gestion des ressources humaines utilisées pour stocker et distribuer les bulletins de salaire sont généralement dotées de protocoles de sécurité avancés, tels que le chiffrement des données et l’authentification à deux facteurs. Cela réduit de manière significative les risques de perte, de vol ou de divulgation non autorisée des informations sensibles.
