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Les employeurs peuvent désormais fournir les fiches de paie à leurs salariés sous format électronique, également appelées fiches de paie dématérialisées. Cette méthode permet aux salariés d’accéder facilement à leurs documents, souvent via un portail en ligne. Bien que cette pratique simplifie de nombreuses démarches, elle soulève plusieurs questions : comment se déroule la remise des fiches de paie ? Quelles sont les règles de conservation de ces documents ? Comment créer un bulletin de paie en ligne ?
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie est un document obligatoire que l’employeur doit remettre à son salarié chaque mois, ou à une autre échéance régulière selon la périodicité de la paie. Depuis 2018, les employeurs doivent obligatoirement émettre un bulletin de salaire simplifié, qui est plus épuré pour une meilleure compréhension des salariés. La fiche de paie en ligne possède les mêmes fonctionnalités que la fiche de paie papier. Il s’agit simplement d’une version électronique du bulletin de paie traditionnel.
Quelle réglementation pour les fiches de paie en ligne ?
Les fiches de paie en ligne sont disponibles depuis 2009. Cependant, il était auparavant nécessaire d’obtenir l’accord des salariés pour pouvoir émettre un bulletin de salaire en ligne, ce qui constituait une contrainte majeure. Depuis 2016, les conditions de délivrabilité du bulletin de salaire en ligne se sont assouplies. Désormais, l’accord du salarié est présumé. Ainsi, si le salarié ne souhaite pas recevoir sa fiche de paie en ligne, il doit s’y opposer explicitement. Autrement dit, tant qu’un salarié n’exprime pas son refus de recevoir une fiche de paie en ligne, il est considéré comme ayant accepté ce mode de fonctionnement. Le bulletin de paie en ligne devient ainsi la norme plutôt que l’exception.
Les avantages de la fiche de paie en ligne pour l’employeur
En optant pour un site de fiches de paie en ligne ou un logiciel de paie complet et conforme sur le plan juridique, les employeurs bénéficient de plusieurs avantages :
- Gain de temps : En se débarrassant de cette tâche chronophage, les équipes peuvent se consacrer à des projets à forte valeur ajoutée, tels que le recrutement et la gestion du personnel.
- Sérénité : En faisant appel à un prestataire sérieux pour créer les bulletins de paie en ligne, le risque d’erreurs est réduit, et la législation en vigueur est automatiquement respectée.
- Économies : Le coût de l’impression et de l’envoi postal des fiches de paie est éliminé. De plus, la dématérialisation permet de réaliser des économies sur les frais de stockage et d’archivage.
