L’informatique d’une entreprise ne se limite plus à quelques ordinateurs, une messagerie et un serveur. Cloud, cybersécurité, logiciels métiers, télétravail, sauvegardes, infrastructures, données, intelligence artificielle ou encore outils collaboratifs occupent désormais une place centrale dans le fonctionnement quotidien des PME et ETI.
Recruter un Directeur des Systèmes d’Information à temps plein n’est pas toujours nécessaire ou financièrement pertinent. À l’inverse, continuer à gérer les décisions informatiques au cas par cas peut rapidement montrer ses limites. La DSI externalisée représente alors une troisième voie : bénéficier d’un véritable pilotage informatique sans nécessairement créer immédiatement une direction informatique complète en interne.
Qu’est-ce qu’une DSI externalisée ?
Une DSI externalisée consiste à confier tout ou partie du pilotage stratégique du système d’information à un partenaire extérieur.
Il ne s’agit pas simplement d’intervenir lorsqu’un ordinateur rencontre un problème.
Le rôle d’une DSI est beaucoup plus large.
Elle doit notamment être capable de :
- comprendre les objectifs de l’entreprise ;
- analyser l’existant ;
- définir une stratégie informatique ;
- anticiper les évolutions du système d’information ;
- piloter les projets IT ;
- suivre les coûts ;
- identifier les risques ;
- accompagner les utilisateurs ;
- coordonner les différents prestataires ;
- améliorer la sécurité et la performance du SI.
La DSI externalisée apporte donc une vision à moyen et long terme.
L’objectif est de faire évoluer l’informatique au même rythme que l’entreprise.
Pourquoi le pilotage du système d’information devient-il indispensable ?
Dans une petite structure, l’informatique peut encore être relativement simple.
Mais avec la croissance, les outils se multiplient.
Un logiciel est ajouté pour la comptabilité.
Un autre pour le CRM.
Une solution cloud est mise en place pour le stockage.
Microsoft 365 ou Google Workspace devient central dans le quotidien des équipes.
Des applications métiers sont connectées entre elles.
Les collaborateurs travaillent depuis différents sites ou à distance.
Et progressivement, le système d’information devient beaucoup plus complexe.
Sans véritable stratégie, plusieurs problèmes peuvent apparaître :
- multiplication d’outils redondants ;
- coûts informatiques difficiles à contrôler ;
- infrastructures vieillissantes ;
- problèmes de sécurité ;
- absence de documentation ;
- dépendance envers certaines personnes ;
- difficultés à faire évoluer le SI ;
- multiplication des incidents.
L’enjeu n’est donc plus uniquement de maintenir les équipements en fonctionnement.
Il faut savoir où l’on souhaite emmener le système d’information. À mesure que l’entreprise grandit, une question finit donc souvent par se poser : qui doit réellement piloter le système d’information ?
Quel est le rôle d’un DSI externalisé ?
Le rôle du DSI externalisé est avant tout de prendre de la hauteur sur les problématiques techniques.
Il doit faire le lien entre les besoins métiers et les choix informatiques.
Construire une stratégie informatique
La première mission consiste généralement à comprendre la situation existante.
Quels outils sont utilisés ?
Quels équipements sont en place ?
Quelles sont les contraintes métier ?
Quels sont les projets de croissance de l’entreprise ?
Quels risques doivent être traités en priorité ?
À partir de cette analyse, le DSI peut construire une feuille de route.
Certains projets devront être réalisés rapidement.
D’autres pourront être planifiés sur plusieurs années.
L’entreprise dispose alors d’une vision beaucoup plus claire de l’évolution de son informatique.
Piloter les projets numériques
Migration vers le cloud, changement de logiciel métier, renouvellement de serveurs, déploiement de nouveaux postes, ouverture d’un établissement ou évolution de l’architecture réseau : les projets informatiques peuvent rapidement devenir complexes.
Le rôle du DSI est alors de coordonner les différentes parties prenantes.
Il peut notamment :
- définir le besoin ;
- étudier les différentes solutions ;
- sélectionner les prestataires ;
- construire le planning ;
- suivre les budgets ;
- superviser le déploiement ;
- contrôler la qualité du projet.
Cette coordination permet également d’éviter que chaque décision soit prise indépendamment du reste du système d’information.
Maîtriser les investissements informatiques
L’informatique représente un poste de dépense important pour de nombreuses entreprises.
Abonnements logiciels, licences, équipements, prestations, cloud, cybersécurité et renouvellement du matériel peuvent rapidement s’accumuler.
Sans pilotage centralisé, il devient difficile de savoir précisément où part le budget.
Une DSI structurée permet de disposer d’une vision globale.
L’objectif n’est pas nécessairement de réduire systématiquement les dépenses.
Il s’agit surtout de s’assurer que les investissements réalisés répondent réellement aux besoins de l’entreprise.
Une solution moins chère peut parfois générer davantage de coûts indirects.
À l’inverse, certaines dépenses peuvent être supprimées lorsqu’elles correspondent à des outils inutilisés ou redondants.
Intégrer la cybersécurité dans la stratégie de l’entreprise
La sécurité informatique ne devrait pas être traitée indépendamment du reste du système d’information.
Elle doit être intégrée à chaque décision.
Lorsqu’une nouvelle application est déployée, les accès doivent être étudiés.
Lorsqu’un collaborateur rejoint ou quitte l’entreprise, ses droits doivent être gérés.
Lorsqu’une infrastructure évolue, les sauvegardes et les mécanismes de continuité doivent être adaptés.
Le rôle du pilotage informatique est donc également d’intégrer progressivement la cybersécurité dans le fonctionnement normal du SI.
Cela implique notamment de travailler sur :
- les accès utilisateurs ;
- l’authentification ;
- la protection des postes ;
- les sauvegardes ;
- les réseaux ;
- la messagerie ;
- les mises à jour ;
- la sensibilisation des collaborateurs ;
- la continuité d’activité.
L’objectif est de construire une approche proportionnée aux risques réels de l’entreprise.
DSI externalisée ou DSI interne : que choisir ?
Il n’existe pas de modèle unique.
La bonne organisation dépend essentiellement de la taille de l’entreprise, de son activité et de la complexité de son système d’information.
Une DSI externalisée pour les entreprises sans équipe IT
Pour une PME qui ne dispose pas encore de service informatique, l’externalisation permet de structurer progressivement la fonction IT.
L’entreprise accède ainsi à des compétences de pilotage sans devoir immédiatement recruter plusieurs profils spécialisés.
Un accompagnement complémentaire pour une équipe informatique existante
La DSI externalisée peut également intervenir lorsque l’entreprise possède déjà des ressources internes.
Dans ce cas, l’objectif est différent.
Le partenaire externe peut apporter du recul, renforcer certaines expertises ou accompagner des projets que l’équipe interne ne peut pas absorber seule.
Le fonctionnement devient alors hybride.
Les compétences internes et externes travaillent ensemble autour d’une même feuille de route.
Quels sont les principaux avantages d’une DSI externalisée ?
Pour une PME ou une ETI, le modèle présente plusieurs avantages.
Une vision extérieure
Un intervenant externe peut analyser l’environnement informatique avec davantage de recul.
Il peut remettre en question certaines habitudes et identifier des axes d’amélioration difficiles à voir au quotidien.
Des compétences immédiatement disponibles
Le système d’information fait appel à des domaines très différents.
Infrastructure, réseau, cloud, cybersécurité, support et gestion de projet nécessitent chacun des compétences spécifiques.
Faire appel à un partenaire disposant de plusieurs profils permet de mobiliser différentes expertises selon les besoins.
Une meilleure continuité
Une fonction informatique reposant sur une seule personne peut créer une forte dépendance.
Que se passe-t-il si cette personne est absente ou quitte l’entreprise ?
Une organisation externalisée et documentée permet de réduire ce risque.
Une feuille de route claire
L’un des principaux bénéfices reste la capacité à sortir de la gestion dans l’urgence.
Au lieu de remplacer les équipements lorsqu’ils tombent en panne ou de renforcer la sécurité après un incident, l’entreprise peut anticiper.
Les investissements deviennent plus prévisibles et les projets peuvent être hiérarchisés.
Comment savoir si son entreprise a besoin d’un DSI externalisé ?
Plusieurs signaux peuvent indiquer qu’un véritable pilotage informatique devient nécessaire.
Par exemple :
- les décisions IT sont prises sans vision globale ;
- personne ne connaît précisément l’état du parc informatique ;
- les projets prennent du retard ;
- les coûts IT augmentent sans réelle visibilité ;
- l’entreprise dépend fortement d’un seul prestataire ou collaborateur ;
- les incidents deviennent fréquents ;
- la direction manque d’indicateurs ;
- les sujets de cybersécurité sont traités ponctuellement ;
- l’entreprise prévoit une croissance importante ;
- l’organisation possède plusieurs sites.
Dans ce contexte, continuer à traiter chaque problématique séparément risque de créer davantage de complexité.
Comment choisir son partenaire pour piloter son SI ?
Le choix d’un DSI externalisé ne doit pas uniquement reposer sur ses compétences techniques.
Il doit aussi être capable de comprendre l’entreprise.
Un bon partenaire doit pouvoir dialoguer aussi bien avec la direction qu’avec les équipes opérationnelles et les prestataires techniques.
Il doit également être capable de traduire les problématiques informatiques en enjeux compréhensibles pour les décideurs.
Plusieurs éléments peuvent être étudiés :
- expérience auprès d’entreprises de taille comparable ;
- diversité des compétences disponibles ;
- capacité à piloter des projets ;
- méthodologie de suivi ;
- fréquence des comités ;
- qualité du reporting ;
- expertise en cybersécurité ;
- capacité à accompagner la croissance.
La transparence constitue également un critère important.
La direction doit rester capable de comprendre les décisions prises, les priorités et les investissements prévus.
Kincy : accompagner les PME et ETI dans le pilotage de leur SI
Kincy accompagne les PME et ETI dans la gestion et l’évolution de leur système d’information.
L’accompagnement ne se limite pas au support ou à la maintenance informatique.
Kincy propose également des prestations de conseil et de pilotage du SI, notamment à travers des DSI externalisés accompagnés d’équipes de chefs de projet.
L’objectif est de connecter la stratégie informatique aux enjeux réels de l’entreprise.
Architecture, gouvernance, suivi des performances, projets numériques, infrastructures, cybersécurité et exploitation quotidienne peuvent ainsi être pensés comme les différentes composantes d’un même système d’information.
Cette approche permet notamment aux entreprises de disposer d’une feuille de route structurée plutôt que d’une succession de décisions techniques indépendantes.
Kincy accompagne également les entreprises sur l’infogérance, les infrastructures, le cloud, la cybersécurité et le support des utilisateurs.
L’entreprise peut donc s’appuyer sur un partenaire capable d’intervenir aussi bien sur la réflexion stratégique que sur l’exploitation concrète du SI.
Faire du système d’information un véritable levier de performance
La maturité informatique d’une entreprise ne se mesure pas au nombre de logiciels qu’elle utilise ou à la puissance de ses équipements.
Elle se mesure surtout à sa capacité à aligner son système d’information avec ses objectifs.
Un SI bien piloté doit accompagner la croissance, simplifier le travail des collaborateurs, limiter les risques et permettre à la direction de prendre des décisions éclairées.
C’est précisément l’intérêt d’une DSI externalisée.
Elle permet aux PME et ETI qui ne disposent pas nécessairement d’une direction informatique complète en interne d’accéder à une véritable expertise de pilotage.
Avec son approche mêlant conseil, pilotage, infogérance, infrastructure et cybersécurité, Kincy accompagne les entreprises dans la construction d’un système d’information fiable, sécurisé et adapté à leurs ambitions.
Vous souhaitez reprendre le contrôle de votre système d’information ou construire une véritable feuille de route IT ? Découvrez l’accompagnement de Kincy pour les PME et ETI.
