L’impression représente souvent une part importante des dépenses annuelles d’une entreprise, pouvant atteindre jusqu’à 3% de son chiffre d’affaires. Pourtant, à condition d’appliquer les bonnes pratiques, il est tout à fait possible de réduire ces coûts sans sacrifier la qualité. Voici quelques étapes concrètes pour diminuer efficacement vos frais d’impression.
Évaluer les coûts d’impression
Évaluer les coûts d’impression dans une entreprise afin d’économiser gros.
Faire un état des lieux
La première étape consiste à évaluer précisément l’utilisation et les coûts d’impression au sein de votre entreprise. Il ne suffit pas de calculer le coût des consommables comme le papier et l’encre ; vous devez également prendre en compte le prix d’achat ou de location du matériel, ainsi que les contrats de maintenance. Réunissez tous ces éléments pour avoir une vue d’ensemble.
Déterminez ensuite le volume de pages imprimées mensuellement et identifiez les modèles de consommation. Cela vous permettra de mieux comprendre où se situent les principales sources de dépenses et où des optimisations sont possibles.
Identifier les freins
Un autre aspect crucial lors de cette évaluation est d’identifier les freins actuels dans vos processus d’impression. Un matériel obsolète ou inadapté, une mauvaise estimation des besoins en consommables, ou encore des pratiques non optimales peuvent impacter significativement vos coûts.
Optimiser le matériel d’impression
Choisir le bon type d’imprimante
Il est crucial de choisir le type d’imprimante adapté à votre usage. Les imprimantes laser sont généralement plus rentables pour un usage intensif, tandis que les imprimantes à jet d’encre peuvent être appropriées pour des besoins moins fréquents mais avec des exigences de haute qualité en couleur.
Utiliser des consommables compatibles ou rechargeables
Les consommables de marque sont souvent coûteux. Pensez à utiliser des consommables compatibles ou rechargeables, qui sont tout aussi performants et bien moins onéreux.
Auditer vos besoins
Centraliser les impressions
Plutôt que d’avoir plusieurs petites imprimantes individuelles, envisagez de centraliser l’impression via des systèmes multifonctions. Ces machines regroupent diverses fonctions (impression, scan, copieur) et peuvent répondre aux besoins d’un service entier à moindre coût. Elles réduisent aussi l’encombrement et facilitent la gestion des consommables.
Favoriser le numérique
En optant pour des solutions numériques comme le format PDF pour partager des documents, vous pouvez réduire considérablement l’utilisation de papier. Cette approche facilite également le partage des informations et améliore la collaboration entre les équipes.
Encourager les bonnes pratiques
Limiter les impressions inutiles
Sensibilisez vos collaborateurs à imprimer uniquement ce qui est nécessaire. Paramétrez les options d’impression pour exclure les graphiques superflus ou les pages inutiles. Ceci est particulièrement pertinent pour les impressions depuis des pages web, souvent remplies de publicités et autres éléments non essentiels.
Imprimer en recto verso
L’impression recto verso permet de réduire jusqu’à 30 % la consommation de papier. De plus, la plupart des imprimantes modernes disposent de cette fonctionnalité par défaut, rendant cette pratique simple à adopter.
Privilégier le noir et blanc
Lorsque cela est possible, encouragez l’impression en noir et blanc. Cette option permet de réaliser des économies significatives sur les cartouches de couleur, réservant celles-ci pour les documents où la couleur est vraiment nécessaire.
Sensibiliser à la question environnementale
Mettez en avant l’aspect environnemental pour inciter vos collaborateurs à adopter de meilleures pratiques d’impression. Une sensibilisation à l’impact écologique peut souvent changer les comportements au quotidien.
Rationaliser votre parc d’impression
Regrouper les machines
Si vous avez plusieurs petites imprimantes peu utilisées, envisagez de les remplacer par une ou deux machines multifonctions de grande capacité. Cela réduit non seulement les coûts de consommables et de maintenance, mais optimise également l’espace de travail.
Maintenir un parc cohérent
Avoir un parc homogène facilite la gestion des fournitures et simplifies contractuellement les entretiens nécessaires. En achetant plusieurs machines simultanément, vous pouvez souvent bénéficier de réductions importantes.
Adopter les nouvelles technologies
Opter pour des appareils économes en énergie
Choisissez des appareils qui consomment moins d’énergie. Les nouvelles technologies offrent des options d’impression à froid ou avec des temps de chauffage beaucoup plus courts, ce qui permet de réaliser des économies importantes sur le long terme, tout en étant plus respectueux de l’environnement.
Choisir la technologie adaptée
Le choix de la technologie d’impression influence fortement vos coûts. Pour des volumes élevés, une imprimante laser est généralement plus rentable. Si vous imprimez principalement en couleur et à faible volume, les nouvelles générations de jets d’encre sont une alternative intéressante.
Externaliser les impressions particulières
Analyses des besoins spécifiques
Pour certains types de documents exceptionnels comme les plaquettes publicitaires, brochures ou invitations, externaliser l’impression peut s’avérer économique tout en garantissant une qualité supérieure. Cela permet d’utiliser du matériel spécifique sans investir lourdement.
Gains financiers et qualitatifs
L’externalisation signifie généralement une réduction des coûts unitaires grâce à la capacité de production élevée des prestataires spécialisés. C’est également l’assurance d’une qualité professionnelle continue, essentielle pour des documents destinés à impressionner.
